Un onboarding repensé et marketé chez Effy

Article issu de notre magazine (numéro 609 mars-avril 2021)

Effy a partagé son kit d’onboarding sur les réseaux sociaux. Quels étaient les besoins à l’origine de sa création ? 

Sabine Parisis : Ce n’était au départ ni une demande manager, ni une demande collaborateur mais une conviction RH. Il était nécessaire selon nous d’apporter davantage de lisibilité et de visibilité sur ce qui était fait en matière d’onboarding au sein d’Effy. Jusque-là, personne ne savait ce que nous faisions en la matière, cependant, c’était un réel enjeu en termes de marque employeur. 

« Nous avons partagé notre kit d'onboarding à l’externe, sur LinkedIn, ce qui a eu pour effet de déclencher des candidatures spontanées. »

Comment avez-vous procédé pour construire ce kit ? 

S.P : Nous avons conçu ce kit en ayant à l’esprit qu’il devait être un contenu pratique dont les managers pourraient s’emparer facilement. Le tout avec un ton fidèle à ce que nous sommes, c’est à dire sérieux et sympas. Afin de le construire, nous nous sommes nourris :

• Des pistes d’amélioration remontées dans les rapports d’étonnement des 20 derniers collaborateurs arrivés. 
• D'entretiens avec plusieurs collaborateurs
• D’échange avec 3 directeurs engagés dans ce projet

Cela nous a permis de répondre à un double enjeu : rassembler toutes les informations pratiques pour les nouveaux arrivants et donner des conseils aux managers pour bien intégrer leurs nouveaux collaborateurs. 

« Trois jours avant son arrivée, nous envoyons à notre futur collaborateur un message avec une photo de sa future équipe, accompagné du message “ça y est on se retrouve lundi !” »

Comment est-ce a-t-il été accueilli ? 

S.P : En faisant ce kit d’onboarding, nous avons seulement réaffirmé la manière dont cela se passe chez nous, et cette volonté d’intégrer les nouveaux collaborateurs de manière qualitative, à la hauteur de ce que l’on est ! 

Nous l’avons également partagé à l’externe, sur LinkedIn, ce qui a eu pour effet de déclencher des candidatures spontanées et de mieux faire connaître notre marque employeur. Je recommande donc cette pratique à tous mes pairs RH !

Quelles sont vos pratiques en matière d’onboarding ? 

S.P : Nous sommes conscients qu’une prise de poste peut engendrer un certain nombre de craintes. Nous portons donc une attention particulière au futur collaborateur avant même qu’il n’arrive dans l’entreprise. Comment ? 

• Quelques semaines avant son arrivée : nous adressons au futur collaborateur un email de temps en temps pour lui partager les pistes de réflexion sur son futur périmètre ou encore les événements à venir pour sa future équipe.
• Trois jours avant son arrivée : nous lui envoyons à nouveau un message avec une photo de sa future équipe, accompagné du message “ça y est on se retrouve lundi !”. Nous lui partageons les informations pratiques essentielles pour son premier jour : l'identité de la personne qui chargée de l’accueillir le jour J, une vidéo des locaux, les premiers temps forts de sa journée. Nous lui attribuons également un “buddy” qui aura pour rôle d’être son parrain et de faciliter son intégration. 
• Le jour J : nous souhaitons rendre l’expérience du premier jour marquante pour chaque nouvel arrivant et nous lui remettons un sac contenant le kit d’onboarding et d’autres objets logotés afin qu’il sente qu’il intègre une communauté. 
• Trente jours après leur arrivée : nous proposons à l’ensemble des collaborateurs une formation sur un tronc commun pour mieux comprendre la culture d’entreprise et nos métiers en faisant intervenir, notamment, les directeurs de business units. Ensuite, chaque collaborateur est amené à s’intéresser plus en détail à deux axes en lien avec son métier pour avoir une compréhension plus fine des enjeux. 

« Nous avons réalisé que ceux qui avaient été intégrés à distance, pendant le confinement, ne connaissaient pas forcément les locaux... »

Quelle est la différence entre une intégration physique et à distance chez Effy ? 

S.P : Effy est dans un contexte d’hyper croissance et nous avons donc recruté 107 personnes l’année dernière, et 29 entre janvier et février de cette année. Nous pensons qu’il est nécessaire de se voir et d’échanger physiquement pour le premier contact. D’ailleurs, nous avons réalisé que ceux qui avaient été intégrés à distance pendant le confinement ne connaissaient pas forcément les locaux... 

Nous avons donc décidé que les premiers temps forts devaient avoir lieu en présentiel. De plus, nous nous sommes adaptés à la distance grâce à des rituels d’équipes et en encourageant la visioconférence, tout en permettant à ceux qui en ont besoin de venir au bureau de manière exceptionnelle. Enfin, nous organisons des moments collectifs en dehors des heures de travail, pour rapprocher les collaborateurs et leur permettre de mieux se connaître. 

Quels conseils donneriez-vous à des RH souhaitant créer un kit d’onboarding ?

S.P : Je leur dirais de repartir d’une feuille blanche et de s’appuyer à la fois sur ce qui est fait au sein de leur organisation et sur l’histoire qu’ils ont envie de raconter, sans dénaturer ce qu’ils sont. Ce type de projet ne nécessite pas forcément beaucoup de budget et de temps. Ce qui importe réellement est de répondre aux besoins pratiques des salariés. 

Je leur conseillerai donc de se concentrer davantage sur la manière dont ils peuvent transposer leurs convictions RH en besoins collaborateurs pour construire un kit d’onboarding pertinent. Enfin, il est très utile de s’appuyer sur les feedbacks des collaborateurs et d’avoir une vision transverse pour s’améliorer.